Контрольный лист наблюдения
Этот документ заполняется раз в неделю на каждого сотрудника.
Цель: выявить слабые места и помочь сотруднику их восполнить. Все КЛН собираются до проверки аудитора.
Исходя из неудовлетворительного КНЛ, сотрудник отправляется на обучение-стажировку для повышения квалификации. К работе такой сотрудник может быть допущен исключительно после успешной сдачи тестового экзамена в конце стажировке.В противном случае по обоюдному согласию из-за несоответствия требованиям по должностной инструкции сотрудник должен быть уволен.
Чек-листы чистоты
Все сотрудники ответственны за чистоту внутри заведений Фудмама. Никто не запрещает помогать друг другу, если коллега занят, но убрать срочно надо. Помните - мы семья, потому взаимовыручка выгодна всем.
Но, у каждой должности есть своя 100% зона ответственности, которая контролируется лично и руководством.
ЧЕК-ЛИСТ ЧИСТОТЫ МЕНЕДЖЕРА
Менеджер раз в день в обязательном порядке проводит проверку всех зон
Скачать
1.1. Витрина
1.2. Рабочие поверхности
1.3. Пол
1.4. Туалет
1.5. Зал
1.6. Инвентарь
1.7. Посуда
1.8. Кассовая зона
1.9. Оборудование
2. Складские зоны
Чек-лист менеджера/управляющего
Чек-лист менеджера/управляющего состоит из следующих зон контроля:

1. Проконтролировать факт открытия магазина и запуск смены.
2. Промониторить исправность оборудования
3. Промониторить наличие складских запасов (продукция+упаковка+расходники). Если есть в чем-то необходимость на текущую дату решить данный вопрос и выяснить, почему об этом не уведомили заранее.
4. Мониторить в течение дня чек-лист чистоты.
5. Сообщить персонале о фин. плане на день, напомнить активные акции.
6. Заполнить фокус-лист и передать продавцам.
7. Заполнить КЛН (раз в неделю на каждого сотрудника).Заполнение чек-листа менеджера вынесено как отдельный документ (прилагается отдельно), который крепится к планшету. Менеджер в обязательном порядке в течение дня заполняет свой чек-лист, уделяя особое внимание чистоте. Все спорные и неудовлетворительные чек-апы менеджер обязательно фиксирует в чек-листе.

В конце дня документ с подписью менеджера добавляется в папку "СМЕНЫ". Хранится в течение месяца. В конце месяца управляющий/франчайзи проводит анализ чек-листов, фиксирует динамику работу над неудовлетворительными моментами, беседуя с подчиненными. По итогу анализа проводится дополнительная оценка работы менеджера и сотрудников, в результате которой менеджер и сотрудники получают соответственно проделанной работе либо бонусы, либо админпредупреждение/штраф или отправляются на стажировку.
Алгоритм действий сотрудника при проверках

Отдельным документом оформлен алгоритм действий сотрудников при проверках. Франчайзи обязан ознакомить сотрудников с их правами и обязательствами во время визита проверяющих служб.

ДЕЙСТВИЕ ПЕРСОНАЛА ПРИ ПРОВЕРКАХ

Проверки могут осуществлять: налоговая инспекция, управление труда, СЕС, Госпотребслужба (комитет по защите прав потребителей), фонд социального страхования, прокуратура по запросу пенсионного фонда и фонда инвалидов.

Ответственность за поведение персонала во время проверки, ответы, которые повлекли за собой материальный ущерб компании в виде штрафных санкций - несет управляющий, который обязан ежемесячно инструктировать персонал о правилах поведения при проверке.

Как только проверяющие вошли в магазин:


  1. Немедленно сообщить об этом управляющему.


  1. Проверить служебное удостоверение лиц, явившихся на проверку (все данные служебных удостоверений переписать, если не дают возможность сфотографировать, попросить номера телефонов).


  1. Проверить документ, подтверждающий повод визита: либо направление на проверку. В направлении должно быть указан именно наше заведение и никакой другой. ПОМНИМ, что копию направления должностное лицо проверяющего органа обязано вручить Вам.


  1. Если проверка плановая – письменное уведомление с указание даты начала и окончания плановой проверки (вручается за 10 календарных дней до начала проверки). Если проверка внеплановая – потребуйте основания для проверки (направление, приказ, письмо (жалоба) третьего лица).

  2. Настаивайте на том, чтобы проверяющие зарегистрировались в Журнале регистрации проверок (в идеале такой журнал должен быть на каждой ТТ и отвечает за него директор магазина)


ОЧЕНЬ ВАЖНО ДОВЕСТИ ДО СВЕДЕНИЯ СОТРУДНИКОВ: они не обязаны давать какие-либо пояснения в ходе проверки или даже проведения следственных действий, у них есть право сохранять молчание. Зачастую некоторые сотрудники, опасаясь, что их привлекут к ответственности за молчание, могут без злого умысла распространить сведения, которые могут не касаться проверки.


5 Если продавец оформлен официально, то он может свободно говорить об этом.

  1. Если продавец не оформлен, это наши стажеры до 3 дней стажировки: сказать, что первый день работает и документы на подписании в офисе. При этом, в любом случае, у продавца на руках должна быть санитарная книжка.

  2. Говорить о размерах заработной платы и как она выплачивается ЗАПРЕЩЕНО !

  3. По факту проверки составляется акт. Если акт подписывается то ВАЖНО: написать свои возражения. Если акт не подписывается, то проверяющие указывают это в акте в присутствии свидетелей и акт считается подписанным.


Правила поведения при проверке СЭС и Госпотребинспекции*
Что нужно помнить?

  • О проведении плановой проверки должны предупредить за 10 дней.

  • Плановые проверки проводятся не чаще, чем раз в год.

  • У инспекторов должны быть с собой служебные удостоверения.

  • Проверка начинается с предъявления направления на проверку с подписью руководителя регионального отделения и «мокрой» печатью.

  • Проверку можно проводить только в рабочее время.

Что нужно делать?

  • Не впускать инспекторов на территорию объекта, если процедура проверки нарушена.

  • Позвонить в региональное управление и уточнить, присылали ли они к нему инспекторов, и кого именно.

  • Можно требовать от инспектора предоставить копии всех предъявленных документов (служебные удостоверения, направление на проверку, жалоба потребителя).

  • Вести видеозапись процесса проведении проверки.

  • Потребовать, чтобы инспектор составил Акт отбора образцов товаров, и оставить у себя один экземпляр.

  • Потребовать возврата образцов товара, отобранных для исследования, если их целостность не нарушена и они еще пригодны к дальнейшей реализации (промышленные группы товаров)
    Подробнее
Мотивация
KPI и система мотивации обсуждаются на стратегических сессиях франчайзи и менеджера по франчайзингу.У франчайзи есть несколько базисов для повышения мотивации:– KPI (выстраивает франчайзи совместно с управляющим)– работа продавца с фокус-листом– повышение среднего чека– контрольный лист наблюдения– привлечение клиента для корпоративного обслуживания– успешное решение внештатной ситуации.Франчайзи автономно выбирает бонусы для вознаграждения успешных сотрудников, а также автономно определяет мотивационные уровни для сотрудников.